Opening.
Iets na achten opent de voorzitter de vergadering en memoreert dat we afgelopen jaar hebben gezocht naar een penningmeester, een voorzitter en recentelijk moeten we zoeken naar een secretaris waarover later meer. Het jubileumboek is goed verkocht en bij een oplage van 500 stuks zijn er nog een 150 tal te koop. Uit de berichten van verhindering maken we op dat een drietal leden zich heeft afgemeld. We mochten dit jaar 12 nieuwe leden verwelkomen en door overlijden moesten we van 3 leden afscheid nemen zijnde, hr Bary, Frints en Tilborghs. De voorzitter vraagt een ogenblik van stilte voor de overleden leden.
Notulen van vergadering 2023.
Vrij kort na die vergadering zijn de notulen per mail toegestuurd. Vergadering wordt gevraagd naar op- en of aanmerkingen en die worden niet gemeld. Notulen geaccepteerd.
Jaarverslag secretaris.
Dit jaarverslag is via mail verspreid en op de website geplaatst. Ook hier konden leden op of aanmerkingen geven. Het verslag wordt zonder aantekening aanvaard. Onze secretaris Anne van Buren heeft te kennen gegeven haar functie met ingang van deze vergadering neer te leggen vanwege een drukke baan. Ze wil zo lang er geen nieuwe secretaris is de website en de mailbox blijven behandelen. Notulen en dergelijke neemt het bestuur voor haar rekening.
Dringend verzoek aan kringleden aanwezig maar ook thuis: kijk in uw omgeving naar een jong gepensioneerde die vrije tijd beschikbaar heeft en mee wil delen in onze onderzoeken naar de geschiedenis van Eersel via de invulling van de deeltaak het secretariaat.
Jaarverslag penningmeester en andere financiën.
Door de onverwachte staking per 2 januari 2024 van zijn demissionaire werkzaamheden kregen we het probleem van voortzetting van de administratie op ons dak maar ook het zorgen van controle van de stukken door een kascommissie. Doch er geschiedde een wonder:
Bij aanvang van de lezing van januari toonde André Huijbregts zich bereid het penningmeesterschap op zich te nemen. Vóór deze jaarvergadering is de administratie digitaal overgedragen aan André maar was de tijd te kort om nog een kascommissie in te schakelen. André Huijbregts stelt zich aan de vergadering voor en met algemene stemmen wordt hij gekozen tot de nieuwe penningmeester.
Zoals bekend zijn de kosten de laatste jaren sterk gestegen en we zitten als kring tegen bepaalde kosten aan te hikken die we bij de huidige cijfers niet durven uit te geven. De belangrijkste kosten zijn die van de Rosdoek en de digitale systemen van bidprentjesopslag, foto-archief en de website. Binnen de door ons zelf ontwikkelde systemen lopen we tegen grenzen aan en zullen we elders gebruik moeten maken van een door veel heemkundekringen gedragen systeem memorix major. Echter daar zit een kostenplaatje aan van: Intredebedrag € 199 en een abonnement van € 35 euro per maand. Totaal op jaarbasis € 420.
De kosten van de lezingen lopen ook op. Tot nu toe kost een lezing ± € 100 maar daar zijn bijna geen inleiders meer toe bereid om te komen. Het streven blijft € 100. Omdat er in juni en september relatief weinig belangstelling is willen van 10 naar 8 lezingen per jaar.
De kosten van de Rosdoek.
Standaard is het blad 28 pagina’s en soms 32 en heel soms 36 pagina’s. De redactie is evenwel zeer ijverig en heeft meestal materiaal voor 36 pagina’s. Welnu in het najaar presenteerde uitgever Editoo uit Arnhem zich met een offerte voor 36 pagina’s die goedkoper was dan de vorige drukker met 32 pagina’s. Maar 36 pagina’s vergen extra portokosten. E.e.a. naast elkaar gelegd blijkt nu dat met de huidige oplage de kosten van drukker en portokosten uitkomen op de factuur van de vorige drukker dus kostenneutraal.
Zetten we alles op een cijferrijtje:
Meerkosten Drukkere Rosdoek € 0,00
Minderkosten lezingen € 200,00
Meerkosten memorix major € 420,00
Structurele meerkosten op jaarbasis € 220,00
Onze inkomsten komen voornamelijk uit de ledenbijdrage en daarom stelt het bestuur voor een contributieverhoging in te voeren. De laatste is al van tig jaren geleden.
De huidige contributie bedraagt € 25 per jaar ; voorstel naar € 30,00
Incluis een tweede familielid nu € 39 per jaar ; voorstel naar € 45,00
Bij een ledenbestand van thans 112 mede gelet op de verschillende contributies wordt de meeropbrengst uit contributie € 700,00.
Weliswaar worden daarmee de verliezen niet geheel ingelopen maar moet er ook stevig gezocht worden naar meer leden en eventuele andere inkomstenbronnen. Toch maar weer lobbyen voor advertenties in de Rosdoek, verkoop losse delen van de Rosdoek en wellicht verborgen subsidiepotten bij de gemeente. De suggestie om meer attent te maken op de ANBI status kan wellicht ook voor meer structurele bijdragen zorgen boven die van de contributie.
De leden gaan bij deze verhoging akkoord en zullen ook zelf actief zijn bij de werving van nieuwe leden.
Kascommissie
De vergadering wordt gevraagd kandidaten aan te dragen voor de kascommissie voor zowel de stukken over 2023 alswel 2024 en 2025. De heren Coolen en van Sambeek stellen zich kandidaat en worden dus benoemd. Na afloop van de vergadering is direct een overlegdatum met de penningmeester vast gesteld zodat we binnen afzienbare tijd van hun bevindingen melding zullen krijgen. Het voorstel van het bestuur om het jaarverslag van de penningmeester achteraf te laten controleren door de kascommissie en als deze akkoord gaat met de stukken de vergadering bij voorbaat akkoord zal zijn met die cijfers. Dat voorstel werd aangenomen onder de belofte dat de leden hierover per mail worden ingelicht.
Werkplan 2024
Met alles wat we nu al doen stelt het bestuur voor de lijnen uit het werkplan van 2023 te handhaven en wel : Uitbreiding van werkgroepen / invulling vacatures bestuur / uitbreiding ledenbestand / Kostenpatroon handhaven eventueel minderen / het onderhouden van contacten met derden / meeropbrengsten uit ANBI bewerkstelligen en verbetering IT systemen. In dit verband memoreert de voorzitter het belang van de diverse werkgroepen de bemanning er van en het feit dat de huidige leden van de groepen hun stinkende best doen.
Noemt voor de digitalisering van de bibliotheek Mieke van Bavel, Patrick Sweelssen en Jan Arissen (nieuw sinds 01/2024). Foto- en bidprentjesgroep Harrie Beckers en Peter Castelijns met op de achtergrond tevens verantwoordelijk voor de website Ger Lauwers. Bij deze laatste uit hij zijn bewondering voor het vele werk dat nu als is gedaan om de IT systemen op orde te krijgen en te houden. Niet te vergeten inzake de kadastrale kaart van 1832 de heren Leo Spanjers en Wim Lepelaars. Tenslotte ook zijn mede-bestuursleden Harrie Beckers, Winfried Thijssen en Anne van Buren. Op het einde van de vergadering krijgen beide heren een bloemetje uitgereikt voor hun echtgenotes want zonder hun steun kunnen zij niet in touw zijn voor de kring.
Aandacht aan de leden Wil Coolen, Toon Schellens en Annie Biezen.
In de bijlagen vindt u de uitgesproken toespraken naar de betreffende personen vermeld. Beide heren ontvingen een passend boek als dank voor hun vele werk. Annie Biezen was niet aanwezig maar van haar nemen we afscheid uit de redactie per maart bij het uitkomen van de volgende Rosdoek samen met de redactie en het bestuur.
Onze jubilaris Herman van Sambeek.
In de bijlage vind u de toespraak zoals uitgesproken op de ledenvergadering. Herman ontving een oorkonde, pentekening van de kapel met boerenkar en Rosdoek, boek van Rembrandt met een andere zienswijze dan gebruikelijk en voor echtgenote Toos een mooie bos bloemen.
Wat verder ter tafel komt en/of rondvraag
De eerste opmerking:
Terugkomend op het verhaal rond de financiën: Het IVN heeft ervaring met regelmatig publiciteit te geven via het weekblad de Hint. Het brengt ook regelmatig nieuwe leden binnen; mag wel zeggen succesvol. Ook het weder invoeren van advertenties richting de Rosdoek valt te overwegen.
Er loopt al een opzetje bij de redactie van de Hint maar we hebben de afspraak nog niet geconcretiseerd. Overleg met de redactie van de Rosdoek is daarbij wenselijk want van hen zal de meeste invulling moeten komen. Het moet nog blijken in welke frequentie gepubliceerd kan worden en de grootte van de inhoud. We gaan aan het werk.
De tweede opmerking:
Is het mogelijk om een rubriek op te zetten met foto’s in de Hint op basis van het spel wie wat waar en daar dan tevens ledenwerving in verwerken.
Een goed idee en dat nemen we dan ook mee bij de Hint.
De derde opmerking:
We hebben als kring de ANBI status. Er wordt nog geen gebruik van gemaakt en kan dus voor schenkers best fiscaal aantrekkelijk zijn. Wil daar dan als eerste mee gaan beginnen.
Deze inbreng is van groot belang en met één schaap over de dam kan daar in publiciteit gebruik van worden gemaakt. We hebben daar inderdaad geen echte aandacht aan gegeven. Omdat e.e.a. in overleg met de penningmeester gerealiseerd moet worden leg ik dat bij hem neer.
De vierde opmerking:
De redactie van de Rosdoek verliest met Annie Biezen een van de schrijvers en bestaat momenteel uit 3 leden. Ze leveren veel materiaal aan maar uitbreiding met 1 of 2 schrijvers is welkom. Men mag zich ook aanmelden als gastschrijver als men niet structureel kan bijdragen.
Beste mensen help de redactie aan schrijvers dan wel gastschrijvers.
De vijfde opmerking:
Beste collega leden van de kring. Dit bestuur doet het toch maar en zorgt voor de voortzetting van de kring, de voortzetting van de werkgroepen enz. Dat er binnen de opvolging problemen zijn weten we uit de algemeen maatschappelijke ontwikkelingen waar ook andere verenigingen tegen aan lopen. De ontwikkelingen binnen de digitalisering worden goed opgepakt en dat geeft vertrouwen in de toekomst. Ik wil het bestuur dan ook namens ons allen danken voor hun werkzaamheden.
Hierna werd instemmend geapplaudisseerd.
Een gezellig samenzijn volgde waar menige opmerking werd geplaatst. Met behulp van spijs en drank werd het nog een geanimeerde voortzetting.
Notulist FT.
Verslag Kascommissie
Aandacht aan jubilaris Herman van Sambeek en zijn vrouw Toos